Zásady ochrany osobních údajů

2.1 Návštěva webu – technický provoz

Údaje

IP adresa, čas přístupu, adresa stránky, typ prohlížeče (technické protokoly serveru)

Účel

bezpečnost a provoz webu, ochrana před útoky a zneužitím

Právní základ

oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Doba

krátkodobě podle rotace protokolů, zpravidla dny až několik týdnů

2.2 Vaše volba v cookie liště

Údaje

náhodný identifikátor volby, datum a čas, verze zásad, zvolené kategorie

Účel

respektovat vaši volbu a doložit udělení nebo odmítnutí souhlasu

Právní základ

uložení v prohlížeči je nezbytné (§ 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.)

Doba

volba se ukládá ve vašem prohlížeči (vc_consent); souhlas platí 12 měsíců, odmítnutí 6 měsíců

2.3 Poptávka, kontaktní formulář, e-mail a telefon

Údaje

jméno a příjmení, e-mail, telefon, firma nebo organizace, IČO, sídlo, téma a text zprávy, stránka odeslání, čas

Účel

vyřízení dotazu, příprava nabídky a jednání o smlouvě

Právní základ

opatření před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); jednáte-li za firmu nebo organizaci, oprávněný zájem na komunikaci s ní (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Doba

po dobu jednání; nevznikne-li spolupráce, nejdéle 2 roky od poslední komunikace

Formuláře odcházejí e-mailem pověřené osobě ve skupině; CRM třetí strany nepoužíváme. Použijete-li tlačítko ARES, odešle se do veřejného rejstříku jen zadané IČO.

2.4 Rychlá kontrola firmy (FaktKit)

Na webech skupiny si můžete zdarma prověřit firmu podle IČO. Nástroj FaktKit technicky provozuje FaktFlow s.r.o. jako zpracovatel.

Samotná kontrola

zadané IČO, výsledek a čas; IP adresu ukládáme jen jako nevratný otisk (hash) kvůli ochraně proti zneužití. Do ARES, k Finanční správě a do insolvenčního rejstříku odchází jen IČO. Právní základ: vyřízení vaší žádosti a oprávněný zájem na ochraně služby (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR).

Report e-mailem

e-mail, odpověď, zda jde o vaši firmu (případně IČO vaší firmy či organizace), čas potvrzení. Právní základ: vyřízení vaší žádosti (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Report končí krátkou zmínkou o službách skupiny.

Souhlas s oslovením

zaškrtnete-li „Chci, aby se mi ozvali“, ozveme se s nabídkou (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Bez souhlasu vám na e-mail obchodní sdělení neposíláme.

Doba

nepotvrzený e-mail 30 dní; potvrzený e-mail a souhlasy 2 roky od potvrzení; výsledky kontrol 2 roky. Stanete-li se klientem, platí lhůty z bodu 2.8.

2.5 Měření návštěv a rozpoznání firmy (FaktKit) – jen se souhlasem

Kdy

jen pokud povolíte kategorii „Marketing a obchod“ v cookie liště nebo zaškrtnete souhlas s měřením v okně Rychlé kontroly

Údaje

náhodný identifikátor prohlížeče (faktkit_vid), navštívené stránky webů skupiny, odkud jste přišli (referrer, UTM parametry), čas, typ prohlížeče, IP adresa; potvrdíte-li e-mail, propojíme návštěvy s ním a s firmou, kterou zastupujete

Účel

poznat, o které služby se vaše firma zajímá, a nabídnout vám odpovídající služby skupiny

Právní základ

souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.)

Doba

IP adresa 30 dní; záznamy návštěv 12 měsíců; po odvolání souhlasu identifikátor smažeme a další návštěvy nezaznamenáváme

Souhlas odvoláte kdykoli odkazem Nastavení cookies v patičce webu nebo e-mailem na gdpr@votocheck.cz. Odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování. Údaje nesdílíme s reklamními sítěmi.

2.6 Obchodní příležitosti a údaje z veřejných rejstříků

Sledujeme veřejně dostupné údaje o firmách a organizacích, které by mohly potřebovat účetní, mzdové, personální nebo expertní služby, a vedeme je jako obchodní příležitosti. Zajímá nás firma, ne vy osobně – osobní údaje evidujeme jen v rozsahu níže.

Zdroje

obchodní rejstřík a ARES (Ministerstvo spravedlnosti, Ministerstvo financí), registr smluv (Ministerstvo vnitra), volná pracovní místa Úřadu práce ČR, insolvenční rejstřík, údaje, které nám sami zadáte (bod 2.4)

Údaje o osobách

jména jednatelů a společníků, kteří se nově zapsali nebo vymazali; u dodavatele – fyzické osoby podnikatele v registru smluv jeho jméno, IČO, místo podnikání a údaje o smlouvě (předmět, datum, hodnota, odkaz); u inzerátu jen název pozice, úvazek a zaměstnavatel; kontaktní osoba, pokud jste ji sami uvedli

Účel

nabídka služeb firmám a organizacím, které je mohou potřebovat

Právní základ

oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); posouzení oprávněného zájmu máme zpracované písemně

Doba

signály z rejstříků a nepřevzaté příležitosti 90 dní; převzatá příležitost nejdéle 2 roky od poslední komunikace, nevznikne-li spolupráce

Námitka

proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku na gdpr@votocheck.cz; zpracování pro přímý marketing pak ukončíme bez dalšího a vaši firmu zařadíme mezi ty, které neoslovujeme

Neevidujeme účetní a daňové kanceláře, agentury práce, státní správu a firmy v likvidaci. Oslovení vždy provádí člověk. Při prvním kontaktu vás upozorníme, odkud údaje máme, a odkážeme na tyto zásady (čl. 14 GDPR). Bez vašeho souhlasu vám neposíláme obchodní sdělení e-mailem.

2.7 Obchodní sdělení

Údaje

jméno, e-mail, firma

Právní základ

souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR); našim klientům posíláme informace o obdobných službách podle § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., s možností je odmítnout v každé zprávě

Doba

do odvolání souhlasu nebo odmítnutí, nejdéle 3 roky od posledního kontaktu

2.8 Klienti – smlouva, fakturace a komunikace

Údaje

identifikační a kontaktní údaje klienta a jeho kontaktních osob, smluvní a fakturační údaje, korespondence

Právní základ

plnění smlouvy a zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR); u kontaktních osob klienta oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Doba

po dobu smlouvy; účetní záznamy 5 let (§ 31 zákona č. 563/1991 Sb.), daňové doklady 10 let (§ 35 zákona č. 235/2004 Sb.); kontaktní údaje a korespondence 4 roky po skončení smlouvy kvůli případným nárokům

2.9 Identifikace klienta podle AML zákona

Jako účetní a daňoví poradci jsme povinnou osobou podle § 2 zákona č. 253/2008 Sb. Před uzavřením smlouvy musíme klienta identifikovat a bez toho smlouvu uzavřít nesmíme. Správcem je vždy ta společnost skupiny, která klientovi službu poskytuje; ostatní společnosti skupiny údaje zpracovávají jen jako její zpracovatel.

Údaje

všechna jména a příjmení, rodné číslo (nebo datum narození a pohlaví), místo narození, trvalý nebo jiný pobyt, státní občanství; druh, číslo, vydavatel a platnost průkazu totožnosti; u právnické osoby obchodní firma, sídlo, IČO a osoba jednající za ni; účel a povaha obchodního vztahu, zdroj prostředků; skutečný majitel; prohlášení o politicky exponované osobě, sankcích a rizikových zemích; elektronický podpis; technické údaje o pořízení záznamu (čas, IP adresa, kontrolní otisk SHA-256)

Právní základ

zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR ve spojení se zákonem č. 253/2008 Sb.); rodné číslo na základě § 13c odst. 1 písm. c) zákona č. 133/2000 Sb.

Doba

10 let od uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu (§ 16 zákona č. 253/2008 Sb.)

Stávajícím klientům posíláme odkaz k vyplnění identifikace; k tomu vedeme evidenci (název klienta, IČO, kontaktní osoba, e-mail, telefon, datová schránka, datum poslední identifikace, jednorázový klíč odkazu). Kopii záznamu s podpisem dostanete e-mailem.

2.10 Když zpracováváme údaje pro klienty

Vedeme-li pro vás účetnictví, mzdy, personalistiku nebo agendu SVJ, jsme ve vztahu k údajům vašich zaměstnanců, členů a obchodních partnerů zpracovatelem. Řídíme se vašimi pokyny a smlouvou o zpracování osobních údajů (čl. 28 GDPR), jejíž součástí je seznam dalších zpracovatelů. Lhůty uchování určuje zákon a smlouva; například mzdové listy pro účely důchodového pojištění se uchovávají 30 let po roce, jehož se týkají (§ 35a zákona č. 582/1991 Sb.). U příspěvkových organizací a škol zpracováváme údaje jen v EU/EHP.

2.11 Aplikace FaktFlow

Účty a smlouva

registrační a fakturační údaje, přihlašovací údaje, záznam o přijetí podmínek (čas, IP adresa, verze VOP). Správce FaktFlow s.r.o.; plnění smlouvy a zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR). Po dobu smlouvy a 3 roky po jejím skončení; nezaktivované registrace 2 roky; IP adresa u registrace 12 měsíců; daňové doklady 10 let.

Přístupové a bezpečnostní záznamy

IP adresa, identifikátor relace, záznamy aktivit; oprávněný zájem na bezpečnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); 12 měsíců

Data, která do aplikace vkládáte

FaktFlow je zpracovatelem; platí Smlouva o zpracování osobních údajů FaktFlow a seznam dalších zpracovatelů FaktFlow

2.12 Výběrová řízení

Správce

společnost skupiny, která pozici obsazuje (zpravidla VOTOCHECK Services s.r.o., která zaměstnává tým skupiny)

Údaje

údaje z životopisu a průvodní zprávy, výsledky výběrového testu (hr.mupax.cz), poznámky z pohovoru

Právní základ

jednání o uzavření smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); delší uchování jen s vaším souhlasem (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Doba

do ukončení výběrového řízení a 3 měsíce poté kvůli případným nárokům; se souhlasem nejdéle 1 rok

O přijetí vždy rozhoduje člověk; test slouží jen jako podklad.

2.13 Měření a cílení reklamy (Google Ads, Sklik) – jen se souhlasem

Kde

na webech skupiny, kde reklamní nástroje nasazujeme (dnes na subdoménách cenik.mupax.cz, kalkulacky.mupax.cz a vop.mupax.cz); na ostatních webech neběží

Kdy

jen pokud povolíte kategorii „Marketing a obchod“ v cookie liště

Údaje

identifikátory reklamních cookies, navštívené stránky, informace o tom, že jste přišli z naší reklamy nebo provedli sledovanou akci (konverze), typ prohlížeče, IP adresa

Účel

měření účinnosti našich reklam a jejich zobrazování lidem, kteří už naše weby navštívili (remarketing)

Právní základ

souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.)

Kdo

sběr a předání údajů prostřednictvím našeho webu provádíme společně s Google Ireland Limited (Google Ads) a Seznam.cz, a.s. (Sklik); další zpracování provádějí tito poskytovatelé jako samostatní správci podle svých zásad

Doba

podle platnosti cookies uvedené v Zásadách cookies; souhlas platí 12 měsíců a lze ho kdykoli odvolat

2.14 Due diligence a datová místnost

Zpracování při prověrkách firem a v datové místnosti Portálu VOTOCHECK (VOTOCHECK Services s.r.o.) popisují samostatné Zásady zpracování osobních údajů při due diligence a v datové místnosti.

2.15 Měření návštěvnosti (Google Analytics 4) – jen se souhlasem

Kdy

jen pokud povolíte kategorii „Analytika“ v cookie liště; bez souhlasu se Google Analytics ani Google Tag Manager nenačtou a žádná cookie _ga nevznikne

Údaje

náhodné identifikátory v cookies (_ga, _ga_20XWJY210Y), navštívené stránky a události na webu, odkud jste přišli, typ zařízení a prohlížeče, přibližná poloha odvozená z IP adresy (Google Analytics 4 IP adresy neukládá)

Účel

měření návštěvnosti a používání webu (statistika), abychom web zlepšovali

Právní základ

souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.)

Kdo

správce Vomüll s.r.o.; zpracovatel Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko. Sdílení dat s Googlem pro jeho vlastní účely (služby Google, srovnávací statistiky, technická podpora, doporučení) máme vypnuté a analytiku nepropojujeme s reklamou.

Doba

data v Google Analytics uchováváme 2 měsíce; platnost cookies je uvedena v Zásadách cookies; souhlas platí 12 měsíců a lze ho kdykoli odvolat